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時代に取り残されない為の業務分析をしていく方法

業務分析しているイメージ

仕事に求められるスキルは、時代の流れと共に変化していきます。

あなたの職場にも、時代に取り残されたような「おじさん・おばさん」がいるのではないでしょうか。

管理職なのにも関わらず、ITに関する知識が疎く、スマホやPCも満足に扱えないといった具合に。

あなたがいくら改善策を提示しても、相手はアナログな改善策しかわからないので、話が噛み合わず、あなたの不満は増すばかり…

今回は、あなたが時代に取り残されない為の業務分析をしていく方法についてご紹介します。

業務分析する方法

以前の記事で、現在の仕事に求められる最重要タスクを3つ、分析して頂きました。

スキルをチェックしているイメージ仕事内容が変わる度にスキルチェックをしよう!!

ただ、仕事に求められる役割は、少しずつ変化していくので、「少し先の未来に求められるスキル」を事前に業務分析し、養っておく必要がありましたね。

そこで、あなたが、今、自分にあった仕事をしているとしましょう。

その仕事の最重要タスクが、時代の流れとともに変化しても対応できるように、以下の課題を定期的に取り組んでみてください。

ノートやスマホのメモでも良いので、ぜひ言語化しましょう。

ステップ1

現在の仕事で、申し分のない実績を上げるのに必要な、最重要タスクを3つ考えてください。
必要なら、同僚や顧客に尋ねてみましょう。実際に、結果を出している人に聞くのが良さそうですね。
ある営業職の例

◯顧客との信頼関係の構築
◯1日の顧客への接触回数を増やす
◯1日の顧客への提案回数を増やす

ステップ2

3つの最重要タスクの要件が、あなたの現在のスキルと合致しているか、評価してください。
スキルを磨く必要はあるのか、何か研修などを受ける必要があるのか。そのスキルを磨く為の、具体的な計画を練り、すぐに実行しましょう。
ある営業職の例
彼は、コミュニケーションは得意だったが、営業以外の雑務をこなすのが苦手だった。雑務を効率良く処理していく必要性を感じ、ITリテラシーを向上させようと思った。彼は、ネットでの情報取集と、各種セミナーに参加するという手段をとった。

ステップ3

時間配分に注意し、3つの最重要タスクに十分な時間をかけましょう。あなたの時間の使い方を2週間分、記録していき、最重要タスクに時間をかけられているか分析しましょう。(少なくとも70%)
その時間配分が、適切か不適切かを判断した理由を考えます。不適切な場合、最重要タスクに集中できるように、計画を練りましょう。優先度の低いタスクを他人に任せるか、無駄な依頼を断る方法を学びましょう。3つの最重要タスクを、自分の目に見えるようにし、時間が取られていそうな時に、そのリストを確認しましょう。
ある営業職の例
彼は1日のうち、半分以上が事務作業に時間を取られていることに気づきました。自分で何でもやろうとするクセも注意しなければとも感じました。営業として成績を上げるために、サポートしてくれる事務職に事情を説明し、協力をしてくれるように頼みました。また、顧客への接触回数と提案回数も計算し、効率良く増やしていけるような工夫を施しました。

とても当たり前な方法論に聞こえるかもしれませんが、私たちは日々の業務に追われるなかで、怠りがちになってしまいます。

このような業務分析は定期的に行うことを、強くオススメします。


あなたも「ここを改善しないといけないな」と、薄々、感じる瞬間があると思います。

そのような瞬間が来た時に、改善するかしないかで、将来の自分は大きく変わってきます。

時代に取り残されないように、定期的に業務分析は続けていきましょう。